Fungsi Manajemen Proyek
Fungsi dasar manajemen proyek adalah pembatasan, perencanaan, perkiraan, penjadualan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan penutupan
- Pelingkupan (Scooping) – lingkup mendefinisikan batas-batas proyek
- Perencanaan (Planning) – perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
- Perkiraan (Estimating) – tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek harus diperkirakan
- Penjadwalan (Scheduling) – dengan diberikan rencana proyek, manajer proyek bertanggung jawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek
- Pengorganisasian (Organizing) – manajer proyek harus memastikan bahwa para anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
- Pengarahan (Directing) – manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-aktivitas tim
- Pengontrolan (Controlling) – mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang manajer adalah mengontrol proyek
- Penutupan (Closing) – manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan dan kegagalan pada kesimpulan proyek
Fungsi – fungsi diatas tergantung pada komunikasi antar personal yang berkesinambungan di antara para manajer proyek, tim dan manajer-manajer yang terlibat
Pengetahuan Manajemen Proyek
Untuk mengelola aspek pengetahuan manajemen proyek , maka ada beberapa prinsip yang perlu diketahui atau difahami telebih dahulu, yaitu:
- Prinsip 1: Melakukan aktivitas terkait terhadap konsep kelompok proses yang ada
- Prinsip 2: Setiap kelompok proses membutuhkan sejumlah input (masukan) untuk menjalankan proses
- Prinsip3: Saat proses berlangsung akan melibatkan sejumlah perangkat (tools) dan metode (teknik) pekerjaan yang memadai
- Prinsip 4: Hasil ouput (keluaran) dari proses akan dipergunakan untuk pelaksanaan kelompok proses pada aspek pengetahuan manajemen proyek yang lain
Kelompok proses yang digunakan dalam manajemen proyek, terdiri atas:
- Proses Inisiasi (penjajagan), kesediaan para stakeholders dalam menjalankan proyek
- Proses Perencanaan, perencanaan terhadap kebutuhan pelaksanaan proyek (S-TQC)
- Proses Pengolahan, pelakasanaan pekerjaan oleh sumber daya yang ada dalam proyek
- Proses Pengendalian, pengawasan yang obyektif terhadap seluruh pekerjaan proyek
- Proses Penutupan, persetujuan formal terhadap hasil output dari pekerjaan proyek,
Sedangkan pengetahuan manajemen proyek (lihat gambar 2.2), terdiri atas:
- Manajemen Integrasi, merupakan tempat integrasi dari seluruh akivitas manajemen proyek yang ada dalam rangka mengoptimumkan obyektif proyek
- Manajemen Batas Wilayah (ruang lingkup), merupakan batasan obyek yang ingin diraih yaitu suatu produk yang memiliki fitur, fungsi dan spesifikasi tertentu, adapun batasan bisa mencakup perencanaan, definisi, verifikasi dan pengendalian yang dituangkan dalam Term Of Reference (TOR) atau Request For Proposal (RFP) atau dalam diagram
- Manajemen Waktu, merupakan target waktu dari output yang diharapkan agar dapat dimanfaatkan pada waktu yang tepat, bisa meliputi definisi aktivitas, rangkaian aktivitas, estimasi durasi aktivitas, pengembangan skedul (jadual) dan pengendalian jadual, dapat menggunakan Gantt Chart, PERT, CPM atau Network Diagram
- Manajemen Biaya, merupakan pengalokasian sejumlah sumber dana berupa investasi untuk pembiayaan kebutuhan pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan sumber dana (resource planning), estimasi biaya (cost estimating), anggaran biaya (cost budgeting) dan pengendalian biaya (cost control)
- Manajemen Kualitas, merupakan pemenuhan kebutuhan yang mendasar terhadap output yang dihasilkan berupa kualitas yang terstandarisasi, yang mencakup perencanaan kualitas (quality planning), pertanggungan kualitas (quality assurance) dan pengendalian kualitas (quality control)
- Manajemen Sumber Daya Insani, merupakan pengaturan kebutuhan SDI dalam pelaksaan proyek, yang mencakup perencanaan organisasi (organizational planning), akuisisi karyawan (staff aquisition) dan pembangunan tim kerja (team building)
- Manajemen Komunikasi, merupakan pendistibusian jalur komunikasi yang terjadi akibat banyaknya kertelibatan individu maupun letak lokasi (geografis) dalam pelaksanaan proyek, yang mencakup perencanaan komunikasi (communication planning), pendistribusian informasi (information distribution), pelaporan kinerja (performace reporting) dan klosur administrasi (administrative closure)
- Manajemen Risiko, merupakan pengelolaan resiko untuk memperkecil dampak yang ditimbulkan melalui tindakan – tindakan preventif, bisa mencakup identifikasi resiko, kuantitas resiko, pengembangan responsi resiko dan pengendalian responsi resiko
- Manajemen Pengadaan, merupakan pengaturan kebutuhan produk atau perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek dari awal hingga akhir, bisa mencakup perencanaan pengadaan, perencanaan permintaan, permintaan pengadaan, pemilihan supplier, administrasi kontrak pengadaan dan nutupan kontrak